Chi phí mua quà tặng khách hàng có được tính vào chi phí được trừ TNDN không?

Mỗi dịp Tết, Trung thu hay kỷ niệm thành lập, kế toán lại nhận cùng một câu hỏi: tiền mua quà cho khách hàng, đối tác có được đưa vào chi phí được trừ không? Câu trả lời ngắn là có, nếu khoản chi đáp ứng điều kiện chung của Luật Thuế TNDN mới. Khi kiểm tra, khoản này thường bị loại vì thiếu hồ sơ chứng minh mục đích, trả bằng tiền mặt, hoặc quên kê khai thuế GTGT đầu ra cho hàng biếu tặng.

Nguyên tắc chung theo Luật Thuế TNDN 2025

Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/10/2025 và áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025. Điều 9 của Luật quy định các khoản chi được trừ, được hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025. Luật không có điều khoản riêng cho 'chi phí quà tặng', nên quà tặng khách hàng được xem xét như mọi khoản chi khác. Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi được trừ khi đáp ứng đồng thời các điều kiện:

1. Thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
3. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên. Nếu mua của cùng một người bán nhiều lần trong một ngày, mỗi lần dưới 5 triệu đồng nhưng tổng từ 5 triệu đồng trở lên, thì cũng chỉ được trừ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Ngưỡng 5 triệu đồng thay cho ngưỡng 20 triệu đồng trước đây và áp dụng từ ngày Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực. Khoản chi không đáp ứng các điều kiện trên thuộc danh mục chi phí không được trừ tại khoản 1 Điều 10 Nghị định này. Nếu tại thời điểm ghi nhận chi phí doanh nghiệp chưa thanh toán, khoản chi vẫn được tạm tính vào chi phí, nhưng khi trả bằng tiền mặt thì phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí tương ứng.

Chứng minh mục đích kinh doanh: hồ sơ quyết định kết quả

Điều kiện 'liên quan đến hoạt động kinh doanh' là chỗ cơ quan thuế hay chất vấn nhất, vì hóa đơn mua quà tự nó không cho biết quà đi đâu. Bộ hồ sơ tối thiểu nên gồm:

• Quy chế chi tiêu nội bộ hoặc chính sách chăm sóc khách hàng, nêu rõ đối tượng được tặng quà, dịp tặng và người phê duyệt.
• Tờ trình hoặc kế hoạch tặng quà được phê duyệt trước khi mua.
• Danh sách người nhận: tên công ty, người nhận, loại quà, số lượng, có xác nhận của bộ phận kinh doanh.
• Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, hóa đơn của nhà cung cấp, chứng từ chuyển khoản.
• Phiếu xuất kho và hóa đơn do doanh nghiệp lập cho hàng biếu tặng (xem phần thuế GTGT bên dưới).

Thuế GTGT đầu ra: điểm doanh nghiệp hay bỏ sót

Theo điểm c khoản 1 Điều 7 Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15, hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, cho có giá tính thuế GTGT là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm biếu tặng. Nói cách khác, tặng quà không thu tiền vẫn phải lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT đầu ra. Nghị định 254/2026/NĐ-CP (thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP từ 01/7/2026) cho phép lập hóa đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý, phù hợp kỳ khai thuế GTGT, đối với hàng hóa dùng để khuyến mại, biếu tặng.

Tin tốt là phần thuế GTGT đầu ra này không bị mất. Khoản 12 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP loại trừ khỏi danh mục chi phí không được trừ phần thuế GTGT đầu ra của hàng biếu, hàng tặng không thu tiền phục vụ hoạt động kinh doanh. Cục Thuế cũng đã có hướng dẫn theo hướng này tại Công văn 3008/CT-CS. Thuế GTGT đầu vào của hàng mua về để tặng phục vụ kinh doanh được xem xét khấu trừ theo Điều 14 Luật Thuế GTGT, với điều kiện có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho hàng mua từ 5 triệu đồng trở lên theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Ví dụ minh họa: Công ty A mua 200 giỏ quà Tết, giá 1,5 triệu đồng/giỏ chưa thuế, từ một nhà cung cấp, thanh toán một lần 300 triệu đồng. Vì giá trị thanh toán vượt 5 triệu đồng, Công ty A phải chuyển khoản. Khi tặng, Công ty A lập hóa đơn tổng hợp cho hàng biếu tặng theo giá hàng tương đương và kê khai thuế GTGT đầu ra. Nếu đủ hồ sơ, giá mua và phần thuế GTGT đầu ra đều được tính vào chi phí được trừ. Nếu chi bằng tiền mặt, toàn bộ 300 triệu đồng có nguy cơ bị loại.

Người nhận quà có phải nộp thuế TNCN không?

Theo khoản 9 Điều 3 Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15, thu nhập từ nhận quà tặng chỉ chịu thuế khi quà là chứng khoán, phần vốn trong tổ chức kinh tế, bất động sản hoặc tài sản phải đăng ký sở hữu, đăng ký sử dụng. Quà tặng thông thường như giỏ quà, rượu, đồ lưu niệm không thuộc phạm vi này. Lưu ý quà tặng cho chính nhân viên của doanh nghiệp là câu chuyện khác, vì có thể được xem là thu nhập từ tiền lương, tiền công và cần xử lý riêng.

Checklist trước mùa quà Tết

1. Ban hành hoặc cập nhật quy chế tặng quà khách hàng, có cấp phê duyệt.
2. Lập kế hoạch và danh sách người nhận trước khi đặt hàng.
3. Chọn nhà cung cấp xuất hóa đơn đầy đủ; mọi khoản từ 5 triệu đồng trở lên đều chuyển khoản.
4. Lập hóa đơn cho hàng biếu tặng (có thể tổng hợp theo kỳ khai thuế) và kê khai thuế GTGT đầu ra.
5. Lưu biên bản giao nhận hoặc xác nhận của người nhận, đối chiếu với danh sách.

Kaizen có thể giúp gì?

Đội ngũ Kaizen có hơn 17 năm kinh nghiệm tại các hãng Big4 và thường xuyên rà soát hồ sơ chi phí trước mùa quyết toán. Hãy đăng ký chương trình kiểm tra sức khỏe thuế miễn phí của Kaizen để chúng tôi soát quy chế, hóa đơn và cách kê khai hàng biếu tặng của doanh nghiệp bạn trước khi cơ quan thuế làm việc đó.